Організаційне управління

До складу управління входить три підрозділи: відділ документаційного забезпечення, відділ контролю виконавчої дисципліни та група редагування.

Основні функції управління:

-  встановлення загальних правил документування управлінської діяльності Товариства згідно з вимогами чинних нормативних документів;

-  регулювання проходження документів у Товаристві та їх виконання;

-  забезпечення зберігання справ і оперативного використання документальної інформації;

-  перевірка правильності оформлення документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення;

-  контроль за станом діловодства у Товаристві та його структурних підрозділах.

-  забезпечення відповідності системи управління якістю вимогам ДСТУ ISO 9001:2015;

-  звітування про дієвість системи управління якістю та про можливості її поліпшення перед органами управління Товариством;

-  забезпечення обізнаності, підтримка та виконання керівництвом та співробітниками підрозділу затвердженої Політики та цілей у сфері якості;

-  забезпечення підтримки в актуальному стані задокументованої інформації, що необхідна для функціонування процесів та збереження задокументованої інформації, щоб мати впевненість у тому, що процеси виконують так, як заплановано.

- отримання кореспонденції з використанням автоматизованої системи контролю і організації діловодства (далі – АСКОД), електронної скриньки Товариства, від представника поштового відділення, з поштових скриньок, що знаходиться на 1-му поверсі головного офісу та у приміщені Центру обслуговування споживачів, розташованого на вул. Лейпцизька, 1-а, від представників установ та організацій;

реєстрація та сканування вхідних документів, звернень громадян, звернень депутатів всіх рівнів, технічних умов, внутрішніх документів у підсистемі електронного документообігу корпоративної інформаційної системи «ІТ-підприємство» (далі – система «ІТ-підприємство»).

-  контроль за дотриманням єдиної системи діловодства за допомогою системи «ІТ-підприємство» та АСКОД, а саме: 1) реєстрація вихідної кореспонденції; 2) контроль за виконанням доручень керівництва; 3) реєстрація внутрішніх розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, протоколів) та контроль за їх виконанням;

-  надання структурним підрозділам методичних рекомендацій щодо виконання та зняття з контролю документів, доручень;

отримання вхідної кореспонденції та відправка вихідної кореспонденції через відділення поштового зв’язку КМД АТ «Укрпошта».

-  редагування вихідних листів та внутрішніх організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження) Товариства;

-  уніфікація слововживання та оформлення документів Товариства;

-  оптимізація змісту документів, зокрема:

-  забезпечення логічності, однозначності та послідовності викладу; забезпечення зв’язку між частинами тексту; перевірка достовірності фактичних відомостей; перевірка ідентичності цитат, а також точності найменування джерел цитування; вилучення з тексту нерелевантної інформації.